Noderīgi padomi

Kā kļūt par veiksmīgu personīgā asistenta palīgu?

Pin
Send
Share
Send
Send


Futurologiem un jauno tehnoloģiju izstrādātājiem patīk prognozēt nākotni. Pēc viņu teiktā, tehnoloģiskais progress soļo ap planētu ar tādu ātrumu, ka drīz daudzu profesiju pārstāvji vienkārši izmirs. Viņiem patīk kā piemēru minēt tipogrāfijas bēdīgi slaveno specialitāti - viņi saka, ka viņu spēja ātri drukāt, parādoties datoriem, vienkārši zaudēja pieprasījumu. Tikmēr paši mašīnrakstītāji ilgi nesēdēja un vienkārši pārkvalificējās rakstīt uz modernām tastatūrām, nākamajām desmitgadēm rezervējot sev vietu darbā pieņemšanas aģentūrās.

Tagad šķiet, ka tās pašas prognozes uzbrūk profesijai, kas, šķiet, ietver tik personisku pieeju, ka neviens dators to nevar aizstāt. Bet šeit joprojām darbojas daredevils, kurš gadu no gada sāk cilvēku un mašīnu konfrontāciju. Viņu automatizētajiem personālajiem palīgiem (PA - personīgajiem palīgiem) ir humāni, gandrīz bērnišķīgi vārdi (Siri, Charlie). Viens no tiem - Eimija Ingrama (Eimija Ingrama) - ir tik "dzīva", ka daži pat nenojauš, ka tās atbilst nevis parastam cilvēkam, bet gan mākslīgajam intelektam. Eimija, tāpat kā jebkura meitene, zina, kā flirtēt, zina mūsdienu digitālās valodas pamatus un ir tik ļoti aizrāvusies ar sarunu biedriem ekrāna otrā pusē, ka pat sūta viņai ziedus un dāvanas.

Un mēs atkal varētu sākt dziedāt uzslavas par Big Data iespējām, ja ne par vienu “bet”: PA robotprogrammatūras pastāv jau daudzus gadus, taču šajā laikā dzīvo personīgo palīgu profesija ir attīstījusies tik daudz, ka tā savus mākslīgos konkurentus ir atstājusi tālu aiz muguras. Izrādījās, ka vairs nepietiek tikai ar iespēju sinhronizēt kalendāru un veikt tikšanās. Tagad, lai vienlaikus paliktu virs ūdens un vienlaikus nopelnītu pienācīgu naudu, personīgajam palīgam jākļūst par otro priekšnieku. Ko tas nozīmē praksē, komentē atlases kompānijas PA Smart & Talented izpilddirektore Marina Egorova.

Kāpēc tas viss?

Sākumā izdomāsim, kāpēc ir vērts doties uz personīgā asistenta amatu.

Jums jāsaprot, ka jūs gatavojaties kalpot citam cilvēkam (visās šī brīnišķīgā vārda cēlās sajūtās). Ja vēlaties, izturieties pret to kā taupību. Tas ir, darba laikā Viņa intereses būs augstākas par jums - jūs kļūsit par Viņa ēnu, un pats darba laiks centīsies kļūt neregulārs.

Kāpēc ir vērts šādus upurus darīt? Viena no neapšaubāmām priekšrocībām, strādājot pat ar “ļauno ģēniju”, ir zināšanu bagātība, no kuras jums tiks dota atļauja smelties Viņa Vadošās Majestātes domas, pieredzi un talantus (ja jūs uzmundrināties ar viņu, jūs to visu varat izmantot tiktāl, cik pietiek ar jūsu pašu talantiem). ) Šī ir tikai motivācija, kas, kā es tagad saprotu, arī zemapziņā kontrolēja mani. Pieredze vairākuzdevumu ritmā, mūžīgās nepatikšanās un laika grūtībās, dažkārt neiespējamu uzdevumu risināšanā, atbilžu atrašanā uz vissarežģītākajiem jautājumiem ir visu savu profesionālo šķiedru apmācība, kas pēc laika palīdzēs uzvarēt profesionālā olimpiādes vadītāja laurus.

Starp rūpēm un gaidīšanu

“Dažreiz mēs smejamies ar palīgiem, saucot savu darbu par“ mūsu priekšnieka otro mammu ”,” jokoja Marina Egorova. Šeit svarīga ir ne tik daudz spēja ātri veikt uzdevumus, bet gan spēja būt tik saprotošam, ka priekšniekam pat nav vajadzības balsot par uzdevumu. Citiem vārdiem sakot, personīgā asistenta profesijā reaktivitāte jāmaina uz proaktivitāti.

“Piemēram, ja priekšnieks lido uz viņu jaunā pilsētā,” turpina eksperts, “jums jau iepriekš ir jāizskatās lidostas kartē un jāplāno, kur viņš aizbrauks lidostā, kur tiksies. Tajā pašā pilsētā apskatiet laika apstākļus un ielieciet lietussargu lietussargu savā portfelī. Vai arī sagatavojiet sanāksmei nepieciešamos failus, kurus viņš nepieprasīja, bet jūs zināt, ka viņam tie noteikti būs nepieciešami. ”

“Lai to izdarītu, nav jāgaida priekšnieka norādījumi, jums pašam jāuzmin”

Personīgā asistenta panākumi tieši ir atkarīgi no tā, cik lielā mērā viņa priekšnieks vai priekšnieks ir atbrīvots no monotona darba, kuram nav nepieciešams izpausmēt biznesa asumu. Vīzas reģistrēšana, sanāksmes organizēšana, tulkošana, plānošana, nekustamā īpašuma kontrole - tam visam jānotiek autonomi, nemanāmi priekšniekam un, protams, kompetenti.

Ir arī vairāk personisko funkciju: 8. martā sūtīt sievai ziedus, iegādāties dāvanas bērniem par veiksmīgu mācību gada pabeigšanu (atcerieties galveno varoni “Velns valkā Pradu”, kuru izdevēji nēsāja, meklējot nepublicētu grāmatu par Hariju Poteru) vai pavadoņu atlasi mājās. “Dažreiz pat ir nepieciešams iegādāties tiltu sunim no krasta uz jahtu,” smejas Marina Egorova. Rezultātā personīgais asistents sāk saprast priekšnieka raksturu un vēlmes dziļāk nekā viņa ģimenes locekļi, tomēr šeit ir ļoti svarīgi nepārsniegt robežu. Dažās PA pat ir noteikums, ka viņi neļauj sev uzturēties vakariņās sava priekšnieka radinieku lokā, un, tiklīdz darba diena beidzas, viņi dodas mājās.

No otras puses, šis noteikums nav absolūts, jo, pieņemot darbā personīgo asistentu, jums jābūt gatavam strādāt 24 stundas dienā un 7 dienas nedēļā.

Nebūs banāla 8 stundu klātbūtne birojā, bet darbam pie galda joprojām būs liela nozīme, ja tikai tāpēc, ka kompetents PA ir ne tikai tas, kurš zina, kā sajust cilvēka noskaņojumu un vajadzības, bet arī tas, kurš zina kā saglabāt protokolu vai rīkoties ar darbplūsmu. Aerobatika - ja jums ir priekšstats par biznesa sarežģītību, ko dara jūsu priekšnieks. Šajā gadījumā jūsu pienākumos ietilps prezentāciju sagatavošana, sapulču rīkošana priekšnieka vārdā, instrukciju izplatīšana darbiniekiem, kas ieņem zemāk esošos amatus - attiecīgi jūsu priekšnieka alga un lojalitāte tikai palielināsies. Piemēram, Lielbritānijā pirms pāris gadiem tika veikta pat atsevišķa aptauja, saskaņā ar kuru aptuveni 16% respondentu atzina, ka, pieņemot stratēģiskus biznesa lēmumus, viņu priekšnieki regulāri uzklausa viņu padomus.

Grūtības atrast

Līdz šim personīgā asistenta amats no viņa senča senča bija mantojis minimālo pienākumu procentuālo daļu. Tagad viņa apvieno vadītāja, psihologa, organizatora, algošanas speciālista, uzņēmēja un pat finansista prasmes. Pēdējais punkts nozīmē spēju efektīvi pārvaldīt aktīvus. Šajā gadījumā personīgais asistents (kā likums, šo funkciju veikšanai tiek nolīgta atsevišķa persona, lai gan ir izņēmumi, kad viens asistents nodarbojas ar visu) strādā tā dēvētajā Ģimenes birojā. “FO ideja nāca pie mums no štatiem. Bagātīgās ģimenes organizēja šādus birojus, lai saglabātu savu kapitālu, "skaidro Marina Jegorova." Agrāk tajā sēdēja finansisti, tagad viņi arī sāka algot palīgus. "

Protams, ieņemot šādu pozīciju, sāk pieaugt konfidencialitātes pakāpe, jo agrāk vai vēlāk personīgajam asistentam sāk atklāt ģimenes noslēpumus, bankas kontus, korporatīvo informāciju, medicīnisko informāciju, PIN kodus no kartēm - īsi sakot, visu, kas nepareizajos apstākļos var būt izmanto pret klientu.

“Lielos uzņēmumos augstākā līmeņa vadītāji vispirms mēģina atrast palīgu savu darbinieku vidū,” saka eksperts, “bet parasti labs darbinieks ir labs vienā un slikts otrā. Pastāv situācijas, kad vairākus mēnešus notiek meklēšana un rezultāts nav nulles, tad HRD patīk sazināties ar mums, ļoti specializētā aģentūrā. ”

Parasti personīgos palīgus sabiedrībā saista ar jaunām nepieredzējušām meitenēm. Un tā ir ļoti liela kļūda, jo faktiski PA pozīciju galvenokārt saņem cilvēki no 30 gadiem. Visbiežāk - sievietes, bet ir arī izņēmumi - piemēram, tajā pašā Ģimenes birojā ir vieta vīriešiem.

Piemēram, Marina Egorova kompānija lielākoties tiek uzrunāta tiem, kuri meklē palīgu no 32 līdz 35 gadiem. “Tas ir saistīts ar faktu, ka vadītāji vairākus gadus vēlas stabilu palīgu, un tieši šajā vecumā kandidāti parasti nāk ar sakārtotu ģimenes dzīvi,” skaidro ģenerāldirektors.

Turklāt ģimenes cilvēkiem ir labi attīstīta daudzuzdevumu veikšana un izturība pret stresu. Pēc eksperta domām, lielie priekšnieki ir ļoti nepacietīgi cilvēki, tāpēc jums vienmēr jāprot kontrolēt savas emocijas un nogurumu. Šajā sakarā jebkuram darba devējam vai vervētājam būs svarīgi redzēt, ka persona zina, kā ilgstoši strādāt vienā vietā, ir disciplinēta, atturīga un apzinās uzņēmējdarbības projekta sarežģītību.

Perspektīvas

Atgriežoties pie tā paša britu aptaujas, tajā laikā tikai trešdaļa respondentu atzina, ka vienmēr vēlas kļūt par personīgo asistentu, un apmēram tikpat liels skaits teica, ka nevēlas mainīt savu specialitāti, bet plāno attīstīties tālāk un augt, piemēram, par izpildvaru palīgs.

“Ticiet man, jūs varat strādāt par palīgu pat visu mūžu,” pārliecina eksperts, “piemēram, Berezovska palīgs. Es strādāju ar viņu gadu desmitiem pirms viņa nāves. ”

No otras puses, no šīs pozīcijas var veikt arī kvalitatīvi jaunu lēcienu. Piemēram, pati Marina ir aizgājusi no sava uzņēmuma īpašnieka palīga. Parasti projekta vadītāja amats var kļūt par starpposmu. Perspektīva sākas līdz izpilddirektora amatam. Pārvaldība ir visizplatītākā izaugsmes joma, jo tieši šeit personīgais asistents gūst vislielāko pieredzi.

5 iemesli, kāpēc nolīgt savu palīgu:

Grafiks kontrolē. Tur, kur Siri netiek galā, palīgā nonāks PA, kas noteikti nesūtīs jūs divreiz uz vienu un to pašu tikšanos.

Pilnvaru deleģēšana. Tā vietā, lai skraidītu pa vīzu centriem vai parakstītu nevajadzīgus dokumentus, koncentrējieties uz lielām idejām.

Dodiet sev laiku privātumam. Algo palīgu, lai vakarus pavadītu pie mīļajiem, nevis ar atskaitēm.

Ieguldiet sevī. Asistenta alga nav bezjēdzīgas izmaksas. Brīvais laiks, kuru varat pavadīt sevis pilnveidošanai.

Tavs otrais sevis. Katru reizi izskaidrot to, kas jums nepieciešams, vairs nav nepieciešams. Kompetents palīgs organizēs visu tā, kā jūs darītu.

Starp citu: Biznesa aviācijas klubs rīko konkursu par Super PA labākā personīgā asistenta titulu. Sekojiet saitei, lai izlasītu nepieciešamību piedalīties un saņemtu galveno balvu - luksusa ceļojumu diviem.

Kādi jautājumi jums jāuzdod darba devējam pirmajās darba dienās?

Mēs visi tā vai citādi vismaz vienu reizi savā dzīvē esam tikuši intervēti nodarbinātības nolūkos. Par šo tēmu ir uzrakstīts ļoti daudz grāmatu, kurās autori iesaka izmantot noteiktas psiholoģiskas tehnikas, iemāca lasīt sarunu biedru zīmju valodu, pareizi prezentēt sevi, saglabāt “zīmolu” utt. Es domāju, ka, ja vēlas, visas šīs gudrības var izpētīt. Mēs par to nekavēsimies. Pieņemsim, ka esat izgājis konkursa atlasi, nokārtojis jautājuma finansiālo pusi, saņēmis apsolīto sociālo paketi, un rīt ar piesātinātu blūzi tevi sagaida sapņu kompānijā kā personīgais asistents (vai citā amatā ar galvas personīgā palīga funkcijām).

Un tagad ir jūsu kārta uzdot darba devējam jautājumus, uz kuriem no atbildēm ir atkarīga jūsu savstarpējā darba dzīve. Diemžēl nepieciešamība uzdot jautājumus intervijā un pirmajās darba dienās neko neraksta iepriekšminētajās brošūrās, bukletos un ieteikumos pretendentiem. Tāpēc dažus no tiem es pievērsīšu jūsu uzmanībai.

Nekavējoties izdariet atrunu, šie padomi ir vispārināti un pēc būtības ir tikai rekomendējoši. Šajā sakarā tie būtu jāpiemēro konkrētas profesijas un noteiktas pozīcijas kontekstā - dažreiz ir pilnīgi bezjēdzīgi, ka jūsu nākamais priekšnieks uzdod dažus no šiem jautājumiem, jo ​​šo norādījumu izpilde vienkārši nav jūsu darba pienākumu daļa.

Tāpēc, piesakoties darbā, es ieteiktu jums uzdot darba devējam šādus jautājumu blokus:

1.1. Kurā laikā vadītājs plāno sākt savu darba dienu un darba tikšanās?

1.2. Vai pastāv pastāvīgas darba tikšanās (piemēram, ar struktūrvienību vadītājiem), kas jums jāzina un jāpaziņo dalībniekiem?

1.3. Kurā laikā vadītājs ietur pusdienas, vai tās ir fiksētas, peldošas un to var izmantot biznesa sarunām?

1.4. Kurā diennakts laikā labāk atvēlēt sanāksmes par personīgiem jautājumiem, kurā laikā līderis ir aizņemts, un labāk viņu netraucēt, līdz kuram laikam vadītājs parasti rīko iecelšanu?

1.5. Vai galvai ir pastāvīgi personīgi uzdevumi un tikšanās, kas jums jāzina, lai kontrolētu laika pārvaldības noteikumus: sporta spēlēšana, nepieciešamība uzņemt bērnus no bērnudārza / skolas, galva dzīvo ārpus pilsētas, un viņam jāatstāj pirms noteikta laika, lai netiktu turēts satiksmē visu nakti utt.

1.6. Vadītāja darba dienas plānošanas ērtībai es iesaku izmantot iknedēļas sanāksmju grafiku. Protams, šī tabula ir arī konsultatīva rakstura un var tikt mainīta. Šajā formā jūs varat iepriekš plānot iknedēļas sanāksmes, izceļot tās krāsaini. Un konkrētas nedēļas grafikā jums jāpievieno tikai vienreizējas tikšanās, t.i. mainīga informācija. Skatīt 1. piemēru.

2. Darba momenti.

2.1. Vai jūsu atbildība ietver pastāvīgu ziņojumu, kopsavilkumu, materiālu atlases izpildi / ieviešanas uzraudzību?

Piemēram: katru dienu pulksten 11 jums jāsagatavo galveno biznesa plašsaziņas līdzekļu kopsavilkums, jāizdrukā pašreizējās dienas valūtas kursi, katru dienu jāuzrauga budžeta izpilde kopā ar finanšu direktoru utt.

2.2. Kurās producēšanas sanāksmēs vadītājs plāno izmantot jūsu kā tulka filoloģiskās prasmes. Šī izpratne jums ir nepieciešama, lai jau iepriekš novērstu vārda trūkumus saskaņā ar vienu vai otru specifiku.

2.3. Kādas darbinieku / kolēģu kategorijas darba kārtībā atļauts uzņemt galvā, un kurām tās jāieraksta.

Pēc kāda laika jūs pats jau zināt / sapratīsit / intuitīvi sajutīsit, kurus darbiniekus vadītājs var pieņemt noteiktā laikā un kurus ir jēga pārcelt uz citu dienu.

Ir apmeklētāji, kas “nogrimst” - tie ir cilvēki, parasti cienījamā vecumā, kuru profesionalitāte un daudzu gadu pieredze neļauj vadītājam pārtraukt dažreiz tukšus un ar darbu nesaistītus šo darbinieku monologus. Tātad šajā gadījumā jums ir jāuzņemas diplomāta funkcija. Jūs varat taktiski pamanīt, ka nākamā tikšanās ir plānota vadītājam, un N. kungam, diemžēl, ir tikai 20 minūtes laika. Parasti šādi ierobežojumi darbojas.

Iknedēļas sapulces grafika forma

Noskatieties video: Mācies domāt! Sludina Mārcis Jencītis. . (Decembris 2022).

Pin
Send
Share
Send
Send